Rechtliche Aspekte der Email-Archivierung

Email-Archivierung stellt für Unternehmen eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende gesetzliche Anforderungen können in der Praxis nicht ohne eine Archivierungslösung erfüllt werden. Mit dem zertifizierten MailStore Server können Sie die in Schweiz geltenden Anforderungen zuverlässig erfüllen.

PDF - Leitfaden zur rechtssicheren Email-Archivierung

Rechtslage in der Schweiz

Wer und Was muss archiviert werden?

• Buchführungspflichtige Unternehmen müssen alle Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz führen und aufbewahren, die zum Nachweis und zum Verständnis des Geschäftsergebnisses, der Vermögenslage sowie der Schuld- und Foderungsverhältnisse des Unternehmens erforderlich sind (Buchführungspflicht, Art 957 ff. OR)**
• Enthalten ein - oder ausgehende Emails geschäftsrelevante Informationen, welche sich in der Buchhaltung niederschlagen oder sich auf das wesentliche rechtsgeschäftliche Handeln des Unternehmens beziehen, dann sind diese als Geschäftskorrespondenz zu archivieren. Dazu zählen z.B. Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Protokolle usw.**
• Welche und wie viele Emails in einem Unternehmen unter diese Archivierungspflicht fallen, hängt davon ab, welche Geschäftskorrespondenz im Unternehmen mit Email erstellt und empfangen wird. Um die archivierungspflichtigen Emails zu identifizieren, ist dringend zu empfehlen, den Umgang mit Email im Unternehmen in einer Weisung verbindlich zu regeln.**

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Art 957 ff. OR:

• Die Archivierungspflicht beträgt in der Regel 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorespondenz ein- oder ausgegangen ist. Zu beachten sie, dass das Steuerrecht zwar ebenfalls die zehnjährige Archivierungsfrist kennt, diese sich aber verlängert, wenn die steuerrechtliche Forderung noch nicht verjährt ist. Zudem sind Steuerbelege, welche mit Liegenschaften zusammenhängen, 20 Jahre zu archivieren.**

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Emails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

Email und Datenschutz

Un Rahmen der Sicherung und Archivierung privater Emails besteht das Risiko der Verletzung der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden sowie des Post- und Fernmeldegeheimnisses. Private Post - somit auch private Emails - geniesst uneingeschränkten Schutz.

• In einer Weisung soll verbindlich geregelt werden, ob Email nur geschäftlich oder auch privat genutzt werden darf.
  Ist nur die geschäftliche Nutzung erlaubt, dann ist das Unternehmen berechtigt, davon auszugehen, dass alle Emails zur Geschäftskorrespondenz zu zählen sind.
  Auch wenn die private Nutzung erlaubt ist, darf das Unternehmen davon ausgehen, dass eine Email geschäftlicher Natur ist, wenn kein Unterscheidungsvermerk zwischen privaten und beruflichen Emails besteht (beispielsweise Kennzeichnung als "Privat") und die private Natur einer Email aufgrund der Adressierungselemente nicht anzunehmen ist.
  Ist die private Nutzung erlaubt, dann ist eine automatische Archivierung ohne ausführliche Information und Schulung der Mitarbeitenden unzulässig.**