Compliance-Features

Vollständige Archivierung aller E-Mails

Die Archivierung kann mithilfe von MailStore so eingerichtet werden, dass alle Emails im Unternehmen sofort bei Ein- und Ausgang archiviert werden.

Übereinstimmung mit dem Original

Alle Emails und deren Dateianhänge werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert und können ebenso jederzeit wiederhergestellt werden.

Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien

Über Aufbewahrungsrichtlinien kann sichergestellt werden, dass Emails erst nach einem definierten Zeitraum gelöscht werden können (z.B. frühestens nach zehn Jahren).

Auditing

Über die Auditing-Funktion kann definiert werden, welche Ereignisse von MailStore Server protokolliert werden sollen. Dazu können zum Beispiel der Zugriff auf Emails, das Ändern von Benutzerrechten oder die Modifizierung von Speichergruppen gehören. Die Ereignisse werden in das Windows-Ereignisprotokoll geschrieben.

Vertraulichkeit der Daten

Durch ein integriertes Rechtesystem wird sichergestellt, dass auf eine archivierte Email jeweils nur von entsprechend berechtigten Anwendern zugegriffen werden kann.

Sicherstellung eines langfristigen Archivzugriffs

MailStore Server bindet nicht an ein proprietäres Dateiformat. Alle archivierten Emails können jederzeit im Standardformat nach RFC822, das seit über 25 Jahren Bestand hat, in einem Arbeitsschritt exportiert werden. Die exportierten Dateien können von den meisten Email-Programmen geöffnet und verarbeitet werden. Darüber hinaus bietet MailStore Server eine Vielzahl weiterer Export- und Wiederherstellungsfunktionen.

Verhindert die Manipulation von Email-Inhalten

MailStore bedient sich unterschiedlicher Verfahren und Technologien, um die Manipulation von Email-Inhalten zu verhindern:

• Bildung von SHA1-Hashwerten über die Inhalte der Emails
• Interne AES256-Verschlüsselung von Email-Texten und Anhängen
• Kein direkter Zugriff der MailStore Client-Software auf die Archivdateien
• Änderung der Email-Inhalte ist weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen
• Automatische Archivierung aller Emails sofort bei Ein- und Ausgang verhindert Manipulationen zum Zeitpunkt vor der Archivierung durch MailStore Server
• Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORM-Medien wird direkt durch MailStore Server unterstützt und kann bei Bedarf auch durch beliebige Lösungen anderer Hersteller erfolgen.

Zugriff auf das Archiv durch Prüfer

MailStore Server ermöglicht das Anlegen von Auditor-Benutzern mit Nur-Lesezugriff auf das gesamte Archiv oder auf einzelne Archivteile. Über ein solches Konto kann ein Prüfer die archivierten E-Mails über eine Volltextsuche durchsuchen, betrachten und bei Bedarf einzelne oder alle Emails in unterschiedlichen Formaten zur Weiternutzung exportieren.